Ticari Defterler

Ticari defterler, işletmelerin mali işlemlerini kayıt altına aldığı, ticari faaliyetlerin şeffaflığını ve denetimini sağlayan önemli belgelerdir. Türk Ticaret Kanunu’na (TTK) göre, her tacir, ticari faaliyetlerine ilişkin tüm işlemleri ve bu işlemlere dair mali sonuçları belirli bir sistem dahilinde kaydetmekle yükümlüdür.

Ticari defterlerin doğru ve düzenli tutulması, hem işletmenin mali durumunun tespitini kolaylaştırır hem de yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesine olanak sağlar. Bu makalede, ticari defterlerin genel çerçevesi, tutulması gereken defterler, sorumluluklar ve ispat gücü gibi konular ele alınacaktır.

Genel Olarak Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu’nun Yetkileri

Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu (KGK), Türkiye’de muhasebe ve denetim standartlarının belirlenmesi ve denetim faaliyetlerinin gözetimi ile sorumlu kurumdur. 660 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile kurulan KGK, ticari defterlerin hangi standartlara göre tutulacağını ve hangi defterlerin kullanılacağını belirlemektedir.

Ayrıca, kurumun temel görevlerinden biri, muhasebe ve denetim standartlarının uluslararası normlara uygun olarak belirlenmesi ve uygulanmasını sağlamaktır. Bu bağlamda KGK, Türkiye Finansal Raporlama Standartları (TFRS) ve Türkiye Muhasebe Standartları (TMS) gibi düzenlemelerin hayata geçirilmesini koordine eder.

Tutulacak Defterler

Türk Ticaret Kanunu’na göre, her tacir bazı ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. Bu defterler, işletmenin büyüklüğüne, faaliyet alanına ve tüzel kişiliğine göre değişiklik gösterebilir. Genel olarak tutulması gereken ticari defterler şunlardır:

Yevmiye Defteri 

İşletmenin günlük mali işlemlerini sırasıyla kaydettiği defterdir. İşlemlerin belgeleriyle birlikte eksiksiz ve kronolojik sırayla kaydedilmesi zorunludur.

Defter-i Kebir (Büyük Defter)

Yevmiye defterine kaydedilen işlemlerin belirli hesaplara dağıtılarak daha ayrıntılı bir şekilde izlendiği defterdir.

Envanter Defteri

İşletmenin mal varlığı, borçları ve alacaklarını gösteren defterdir. Yıl sonunda yapılacak envanter çalışmalarıyla güncellenir.

Karar Defteri

Özellikle anonim şirketler gibi sermaye şirketlerinde yönetim kurulu kararlarının kaydedildiği defterdir.

Pay Defteri

Sermaye şirketlerinde, ortakların sahip oldukları hisselerin kaydedildiği defterdir.

Bu defterlerin tutulması, işletmelerin mali durumunu şeffaf şekilde izlemek ve ticari işlemleri belgelemek amacıyla zorunludur.

Ticari Defter Tutma ile İlgili Yükümlülük ve Sorumluluklar

Ticari defterlerin tutulmasına dair yükümlülükler, işletmenin faaliyet gösterdiği sektöre ve büyüklüğüne göre farklılık gösterebilir. Ancak genel olarak her tacir, ticari faaliyetlerini kayıt altına almak ve bu kayıtları muhasebe ilkelerine uygun bir şekilde yapmakla yükümlüdür. Ticari defterlerin düzenli, eksiksiz ve gerçeğe uygun bir şekilde tutulması, işletmenin mali durumunun denetlenmesi ve gerektiğinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi için önemlidir.

Defterlerin hatalı tutulması ya da hiç tutulmaması, işletmeye ciddi yaptırımlar uygulanmasına yol açabilir. Türk Ticaret Kanunu’na göre, defterlerin gerçeği yansıtmaması ya da hileli bir şekilde tutulması halinde işletme sahipleri cezai ve hukuki sorumlulukla karşı karşıya kalabilir.

Defterlerin Tutulması, Saklama Yükümlülüğü ve Zayi Belgesi Alma

Ticari defterlerin nasıl tutulması gerektiği TTK’da ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiştir. Defterlerin bilgisayar ortamında veya fiziksel olarak tutulması mümkündür. Ancak hangi yöntem tercih edilirse edilsin, defterlerin doğruluğundan ve düzenli olarak güncellenmesinden işletme sahibi sorumludur.

Ayrıca, ticari defterlerin saklama süresi, Türk Ticaret Kanunu’na göre on yıldır. Bu süre boyunca defterler, işletmenin merkezinde ya da güvenli bir yerde saklanmalıdır. Yangın, sel gibi beklenmedik olaylar sonucu defterlerin kaybolması veya tahrip olması durumunda, ilgili tacir bir zayi belgesi alarak sorumluluktan kurtulabilir. Bu belge, defterlerin kasıtlı olarak imha edilmediğini ve olayın mücbir sebeplerden kaynaklandığını gösterir.

Onaylatma

Ticari defterlerin hukuken geçerli olabilmesi için, kullanılmadan önce notere onaylatılması gerekir. Bu onay süreci, defterin sayfalarının mühürlenmesi ve her sayfasının numaralandırılması işleminden ibarettir. Ayrıca yıl sonunda defterlerin kapanış onayı da yapılmalıdır. Kapanış onayı, o yıl boyunca defterlerin düzenli bir şekilde tutulup tutulmadığını göstermek amacıyla yapılır ve hukuki açıdan büyük önem taşır.

Ticari Defterlerin Uyuşmazlıklarda İbrazı ve Suretlerinin Alınması

Ticari defterler, özellikle ticari uyuşmazlıklar ve hukuki davalar sırasında önemli bir ispat aracı olarak kullanılabilir. Bir işletme, ticari defterlerini mahkeme veya resmi makamlar tarafından talep edildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür. Bu durum, ticari defterlerin sadece işletme içi düzenlemelerde değil, aynı zamanda hukuki süreçlerde de kritik bir role sahip olduğunu gösterir.

Mahkemeler, ticari defterlerin ibrazını talep ettiğinde, taraflar bu defterlerin asıllarını ya da noter tasdikli suretlerini sunmalıdır. Defterlerdeki kayıtların gerçeği yansıtıp yansıtmadığı, taraflar arasındaki uyuşmazlıkların çözümünde belirleyici olabilir. Ayrıca, defterlerin suretleri alınarak başka işlemlerde kullanılmak üzere kayıt altına alınabilir.

Ticari Defterlerin İspat Gücü

Ticari defterlerin ispat gücü, TTK’da önemli bir yer tutar. Ticari defterler, işletmenin mali durumu, borç-alacak ilişkileri gibi konularda delil olarak kabul edilebilir. Ancak, bu defterlerin ispat gücü yalnızca usulüne uygun olarak tutulduklarında geçerlidir. Eğer defterler noter onayından geçmemişse ya da yanlış bilgiler içeriyorsa, ispat gücü ortadan kalkabilir. Ayrıca, mahkemelerde ticari defterlerin diğer delillerle birlikte değerlendirilmesi gerektiği de unutulmamalıdır.

Türk Ticaret Kanunu’na göre, ticari defterler tacirin lehine delil olarak kullanılamaz. Ancak karşı tarafın ticari defterlerini inceleyerek delil sunma hakkı bulunmaktadır. Ticari defterlerin eksik, düzensiz ya da gerçeğe aykırı tutulduğu tespit edilirse, bu durum tacirin aleyhine sonuç doğurabilir.

Sonuç

Ticari defterler, işletmelerin mali işlemlerinin kayıt altına alınması, denetlenmesi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi açısından büyük önem taşır.

İşletmelerin defterlerini doğru, düzenli ve eksiksiz tutmaları, hukuki uyuşmazlıklarda ispat aracı olarak kullanılabilmesi ve ticari faaliyetlerinin şeffaf bir şekilde yürütülmesi açısından kritik rol oynar. Defterlerin noter onayı, saklanması ve gerektiğinde ibrazı gibi süreçlere dikkat edilmesi, ticaretin güvenilir bir zeminde yürütülmesine katkıda bulunur.

Duygu Maide KARATAŞ & Av. Ahmet EKİN